ATTENDANCE OR ENGAGEMENT

ทำทองไม่รู้ร้อน สโมสรจะล่มสลาย 
โดย เทอร์รี่ อาร์ เวฟเวอร์ ผู้ว่าการภาค 7750 (แคโรไลน่าใต้ ประเทศสหรัฐอเมริกา) 

ระหว่างเดินทางเพื่อปฏิบัติหน้าที่ใหม่ของผมในฐานะผู้ว่าการภาค ผมมักได้รับรู้ถึงความเข้าใจผิด ๆ ในหลาย ๆ สโมสรเกี่ยวกับอุปสรรคอย่างหนึ่งที่ทำให้สโมสรไม่โต 

ทองไม่รู้ร้อน
คะแนนการประชุมสโมสร 


ขอให้ถอยหลังกลับมาสักนิด หลายปีก่อนสภานิติบัญญัติโรตารีสากล ได้ประกาศว่ากิจกรรมในโรตารีที่ทดแทนการประชุมได้นั้นมีมากมายหลายประการ ซึ่งรวมไปถึงวิธีการต่าง ๆ ไม่ใช่แค่การไปร่วมประชุมต่างสโมสร แต่การประชุมแบบอื่น ๆ ในสโมสรของตนเองเช่น ประชุมกรรมการฝ่ายต่าง ๆ การประชุมบอร์ด (กรรมการบริหาร) การออกไปทำโครงการ (ซึ่งบางสโมสรใช้เวลาอยู่กับกิจกรรมนั้น ๆ นานเป็นชั่วโมงหรือสองชั่วโมง) ก็นับได้ว่าเป็นการทดแทนการประชุม ที่ทดแทนได้นั้นมีความหมายรวมถึงกิจกรรมบำเพ็ญประโยชน์ของโรตารี แต่มีเงื่อนไขว่าจะให้เป็นคะแนนการประชุมได้ สมาชิกท่านนั้นก็ต้องรายงานไปยังเลขานุการสโมสรถึงการได้เข้าร่วมกิจกรรมดังกล่าว หลายสโมสรมีแบบฟอร์มลงลายมือชื่อในการประชุมกรรมการฝ่าย หรือการเข้าร่วมกิจกรรมบำเพ็ญประโยชน์ แล้วส่งรายชื่อนั้นให้แก่เลขานุการสโมสร เท่านั้นก็คือว่าเป็นคะแนนการประชุมสำหรับสมาชิกได้เลย 

การประเมินการมีส่วนร่วม 

ทำไมสภานิติบัญญัติยอมการทดแทนเช่นนั้น ก็เพราะว่าคะแนนการประชุมจะไม่ใช่จุดที่สมาชิกมาที่ห้องประชุมสโมสรอีกต่อไป เพราะจากนี้ไปการประเมินคะแนนการประชุมจะประเมินจากการมีส่วนร่วมของสมาชิก นี่คือดัชนีบ่งชี้ว่าสโมสรทำได้ดีพอหรือไม่ในการสร้างหนทางแห่งการร่วมมือร่วมใจของสมาชิกในกิจกรรมต่าง ๆ ของโรตารี เชื่อผมเถิด เรามีสถิติที่พิสูจน์ได้ว่าเมื่อสมาชิกขาดการมีส่วนร่วมในสโมสรแล้ว นั่นหมายถึงทางลัดที่จะพาเขาถอดใจและเขียนใบลาออกให้ท่าน ดูที่รายงานคะแนนการประชุม คนที่มาประชุมน้อยหรือไม่มาเลยคือคนที่กำลังคิดจะลาออก คุณจะทำอะไรได้บ้างไหมที่จะหาทางให้เขาเข้ามามีส่วนร่วม และหวังยิ่งกว่านั้นคือ หวังว่าเขาจะชื่นชอบในกิจกรรมบางอย่างที่สโมสรหยิบยื่นให้เขาร่วมปฏิบัติ 

ที่สำคัญกว่านั้น การวิเคราะห์การมีส่วนร่วม (คะแนนการประชุมก็คือเครื่องมือพื้นฐานที่สุด) ก็เสมือนหนึ่งการสร้างหลักประกันยืนยันว่าสมาชิกได้ผลตอบแทนจากการลงทุนมาเป็นสมาชิกสโมสรของเขาเอง สมาชิกที่ไม่ปรากฎตัวในกิจกรรมโรตารีใด ๆ เลยเท่ากับเขาขาดทุนในโรตารี และถ้าเรารู้ว่ามีสมาชิกแบบนี้อยู่แต่เนิ่น ๆ เราสามารถเข้าทำการแก้ไขเยียวยาให้เขาได้กลับเข้าสโมสรทำเรื่องที่เขาสนใจได้ 

การมีส่วนร่วมดี การเข้าประชุมก็ดี 

ดังนั้น ขอให้พวกเราอย่ามองว่าการเข้าประชุมเป็นดัชนีบ่งชี้ความร่วมมือร่วมใจของสมาชิกเท่านั้น แต่เราต้องอธิบายให้สมาชิกมุ่งหวังฟังแนวทางเดียวกันหมด แทนที่จะพูดว่า “คุณต้องมาประชุมเดือนละ 4 ครั้ง” ให้พูดใหม่ว่า “เราคาดหวังว่าคุณจะมีส่วนร่วมในกิจกรรมโรตารีอะไรก็ได้เดือนละ 4 ครั้ง คุณเลือกเอาเองเลยว่าอยากทำอะไร เลือกเวลาที่จะทำกิจกรรมนั้นเองได้เลย” ผมคิดว่าคำพูดสองประโยคนี้ให้ความรู้สึกแตกต่างกัน และนี่แหละคือสิ่งที่เราอยากจะวัดและประเมินจริง ๆ ยิ่งกว่า 

ดังนั้นมันไม่ได้อยู่ที่การทำให้สมาชิกมาที่ประชุมสโมสร ที่จริงมันอยู่ที่รูปแบบและการนำเสนอของเราที่จะตอบสนองความต้องการแบบที่เขาเลือกเองได้ ที่เขาจะสามารถเลือกเป็นส่วนหนึ่งของการเป็นของขวัญแก่ชาวโลก 

บทความเพื่อเดือนแห่งสมาชิกภาพและการพัฒนาสโมสร สิงหาคม เรากำลังรวบรวมเรื่องราวดี ๆ จากสมาชิกทุกท่าน ซึ่งท่านก็สามารถร่วมเขียนร่วมส่ง เพื่อดำรงความภาคภูมิใจในโรตารี เขียนถึงเราได้ที่เฟสบุค 

SOURCE:

http://blog.rotary.org/2015/08/13/the-elephant-in-rotarys-living-room/#more-5699